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Description du poste d'assistant personnel du PDG. Document complet

la protection du travail / Les descriptions d'emploi

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I. Dispositions générales

1. L'assistant personnel du directeur général appartient à la catégorie des spécialistes.
2. Une personne qui a une formation professionnelle supérieure sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle ou de formation professionnelle secondaire et au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans la spécialité est nommée au poste d'assistant personnel du directeur général.
3. La nomination au poste de secrétaire et la révocation de celui-ci s'effectuent par arrêté du directeur général.
4. L'assistant personnel du PDG rapporte directement au PDG.
5. L'assistant personnel du PDG doit savoir :

• résolutions, ordonnances, ordonnances, autres documents directeurs et réglementaires des organes supérieurs et autres relatifs aux activités de l'entreprise ;
• règlements, instructions, autres documents réglementaires sur la tenue de registres ;
• la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions;
• organisation du travail de bureau;
• méthodes d'enregistrement et de traitement des documents;
• entreprise d'archives;
• manuscrit;
• règles d'utilisation des appareils de réception et de communication;
• normes du système unifié de documentation organisationnelle et administrative;
• règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
• fondements de l'éthique et de l'esthétique;
• règles de communication d'entreprise;
• règles de fonctionnement de la technologie informatique;
• les bases du droit administratif et de la législation du travail ;
• règles de l'horaire de travail interne;
• règles et normes de protection du travail, mesures de sécurité, assainissement industriel et protection contre les incendies.

6. Pendant l'absence de l'assistant personnel du directeur général (maladie, vacances, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne dûment mandatée qui acquiert les droits y afférents et est responsable de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.

Ii. Responsabilités du travail

Assistant personnel du PDG :

1. Effectue des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef.
2. Accepte la correspondance entrante pour examen par le chef, la transfère conformément à la décision prise aux divisions structurelles ou à un entrepreneur spécifique pour une utilisation dans le processus de travail ou la préparation des réponses.
3. Effectue des travaux de bureau, effectue diverses opérations à l'aide d'une technologie informatique conçue pour recueillir, traiter et présenter des informations dans le cadre de la préparation et de la prise de décision.
4. Accepte les documents et les déclarations personnelles pour la signature du chef.
5. Prépare les documents et le matériel nécessaires au travail du chef.
6. Surveille l'examen et la soumission en temps opportun par les divisions structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents soumis au chef pour signature, assure leur édition de haute qualité.
7. Organise des conversations téléphoniques avec le chef, enregistre les informations reçues en son absence et porte à sa connaissance leur contenu, transmet et reçoit des informations via des appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, apporte des informations à son attention reçue en temps opportun via les canaux de communication.
8. Au nom du chef, rédige des lettres, des demandes, d'autres documents, prépare des réponses aux auteurs de lettres.
9. Effectue des travaux sur la préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, ordre du jour, leur inscription), tient à jour et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
10. Effectue le contrôle de l'exécution par les employés de l'entreprise des ordres et commandes émis, ainsi que du respect des délais d'exécution des instructions et des instructions du chef pris sous contrôle.
11. Tient à jour un dossier de contrôle et d'inscription.
12. Fournit au lieu de travail du chef les moyens nécessaires de la technologie organisationnelle, de la papeterie, crée des conditions propices au travail efficace du chef.
13. Imprime, sous la direction du chef, le matériel de bureau nécessaire à son travail ou entre les informations courantes dans la banque de données.
14. Organise l'accueil des visiteurs, contribue à la prise en compte rapide des demandes et propositions des collaborateurs.
15. Forme les dossiers conformément à la nomenclature approuvée, assure leur sécurité et les soumet aux archives en temps voulu.
16. Effectue les missions officielles individuelles de son superviseur immédiat.

III. Droits

L'assistant personnel du directeur général a le droit de :

1. Prendre connaissance des projets de décision de la direction de l'entreprise relatifs à ses activités.
2. Faire des propositions d'amélioration du travail lié aux responsabilités prévues dans la présente instruction.
3. Dans le cadre de sa compétence, faire rapport au supérieur immédiat de toutes les lacunes relevées dans l'exercice de ses fonctions et faire des propositions pour leur élimination.
4. Demander personnellement ou au nom de la direction de l'entreprise aux divisions de l'entreprise et à d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'aide à s'acquitter de ses devoirs et de ses droits.

IV. Une responsabilité

L'assistant personnel du PDG est chargé de :

1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur en Ukraine.

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