Description du poste de secrétaire-sténographe

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I. Dispositions générales

Le secrétaire-sténographe appartient à la catégorie des exécutants techniques.
Une personne qui a une formation professionnelle primaire sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle ou une formation générale secondaire (complète) et une formation spéciale selon un programme établi sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle est nommée au poste de secrétaire-sténographe.
La nomination au poste de secrétaire-sténographe et sa révocation s'effectuent par arrêté du directeur de l'entreprise sur proposition du _______.
Le secrétaire-sténographe doit savoir :

résolutions, ordonnances, ordonnances, règlements, instructions, autres lignes directrices et règlements pour la tenue des dossiers ;
la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions;
sténographie;
manuscrit;
règles d'orthographe et de ponctuation;
l'ordre de disposition du matériel lors de l'impression de divers documents;
règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
règles de fonctionnement des machines à écrire, des enregistreurs vocaux, des magnétophones et autres moyens techniques utilisés ;
règles d'utilisation des appareils de réception et de communication;
normes du système unifié de documentation organisationnelle et administrative;
bases de l'organisation du travail;
principes fondamentaux de la législation du travail;
règles de l'horaire de travail interne;
règles et normes de protection du travail, mesures de sécurité, assainissement industriel et protection contre les incendies.

Le secrétaire-sténographe relève directement de _______ (chef d'entreprise ; unité structurelle de l'organisation).
Pendant l'absence de la secrétaire-sténographe (maladie, vacances, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée de la manière prescrite, qui acquiert les droits appropriés et est responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.

Ii. Responsabilités du travail

Secrétaire Sténographe :

Exécute des fonctions techniques pour assurer et entretenir le travail du chef de l'entreprise ou de ses services.
Reçoit les informations nécessaires au manager de la part des services ou des interprètes, appelle les salariés en son nom.
Organise les conversations téléphoniques du chef.
Reçoit et transmet les messages téléphoniques, enregistre les messages reçus en l'absence du responsable et porte leur contenu à sa connaissance.
Effectue les travaux de préparation des réunions ou réunions tenues par le responsable (rassembler le matériel nécessaire, notifier aux participants l'heure, le lieu, l'ordre du jour de la réunion ou de la réunion, les enregistrer), tenir et rédiger les procès-verbaux.
Fournit au lieu de travail du manager de la papeterie, du matériel d'organisation, crée des conditions propices au travail efficace du manager.
Sténographie les textes des arrêtés, arrêtés, lettres et autres documents organisationnels et administratifs préparés par le chef, suivis de leur transcription et de leur dactylographie à la machine à écrire ou de la saisie des informations dans une banque de données.
Transmet et reçoit des informations sur les appareils de réception et d'interphonie (télex, fax, téléfax, etc.).
Effectue diverses opérations utilisant la technologie informatique destinées à collecter, traiter et présenter des informations dans le cadre de la préparation et de la prise de décision.
Fait des affaires.
Reçoit la correspondance entrante adressée au chef, l'organise selon la procédure adoptée dans l'entreprise et la transfère après examen par le chef aux services ou interprètes spécifiques pour utilisation dans le cadre de leur travail ou préparation d'une réponse.
Tient un dossier de contrôle et d'enregistrement, surveille les délais d'exécution des instructions du chef, prises sous contrôle.
Accepte les documents pour signature par le chef.
Organise l'accueil des visiteurs, contribue à la prise en compte rapide des demandes et propositions des collaborateurs.
Forme les dossiers conformément à la nomenclature approuvée, assure leur sécurité et les soumet aux archives en temps voulu.
Prépare les documents pour la réplication sur l'équipement de duplication et copie également les documents.
Effectue les missions officielles individuelles de son superviseur immédiat.

III. Droits

Le secrétaire-sténographe a le droit :

Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise relatifs à ses activités.
Faire des propositions d'amélioration du travail lié aux responsabilités prévues dans la présente instruction.
Dans le cadre de sa compétence, rendre compte au supérieur immédiat de toutes les déficiences identifiées au cours de ses activités, et faire des propositions pour leur élimination.
Demander personnellement ou au nom de la direction de l'entreprise aux services de l'organisation et à d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'aide à s'acquitter de ses devoirs et de ses droits.

IV. Une responsabilité

Le secrétaire-sténographe est chargé de :

Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur en Ukraine.

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