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Description de poste du secrétaire du chef d'entreprise. Document complet

la protection du travail

la protection du travail / Les descriptions d'emploi

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I. Dispositions générales

  1. Le secrétaire du chef d'entreprise appartient à la catégorie "Spécialistes".
  2. La nomination au poste d'assistant du chef d'entreprise et sa révocation sont prononcées par arrêté du chef d'entreprise dans le respect des exigences de la législation du travail en vigueur.
  3. Le secrétaire du chef d'entreprise rend compte directement au chef d'entreprise.
  4. En l'absence d'assistant du chef d'entreprise, ses fonctions sont exercées par une personne désignée selon les modalités prescrites, qui acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.
  5. Le secrétaire du chef d'entreprise doit connaître :
  • législation de l'Ukraine sur l'activité entrepreneuriale;
  • fondamentaux du droit administratif, économique et du travail ;
  • documents normatifs, méthodologiques et autres documents d'orientation dans le domaine de l'activité professionnelle ;
  • Bureau de travail;
  • règlements, instructions et autres documents sur l'élaboration de documents de gestion, organisationnels, techniques et autres ;
  • fondamentaux de l'économie, organisation du travail, production;
  • profil, spécialisation et caractéristiques de la gestion d'entreprise ;
  • structure organisationnelle, productive et sociale de l'entreprise;
  • bases de la technologie de production;
  • matériel informatique et bureautique;
  • les moyens techniques d'enregistrement et de traitement des informations ;
  • règles, normes et étiquette pour l'organisation d'événements d'affaires, de réunions, de réceptions, de conférences ;
  • fondamentaux de la psychologie de la communication, de la sociologie et de l'éthique des relations professionnelles ;
  • les fondements de la culture nationale, les coutumes, les styles correspondants de discours littéraire et commercial ;
  • une ou plusieurs langues étrangères.
  1. Exigences de qualification : formation supérieure dans le domaine de formation concerné (spécialiste, licence ou spécialiste junior) et expérience professionnelle dans la profession d'au moins 1 an ou formation supérieure sans exigences pour le domaine de formation (spécialiste, licence ou spécialiste junior) et postuniversitaire éducation - reconversion ou formation avancée et expérience professionnelle dans l'entreprise d'au moins 2 ans.

Ii. Responsabilités du travail

  1. Participe à la mise en œuvre d'un système de relations, l'applique et le maintient conformément aux exigences et procédures établies, qui assurent la coordination des activités de gestion interne entre le chef d'entreprise et les chefs de divisions structurelles et les autres employés, ainsi que le système des relations entre le chef d'entreprise et les représentants d'autres entreprises, partenaires, concurrents, clients.
  2. Organise les heures de travail du chef d'entreprise, apporte rapidement des modifications et des ajouts au programme et à l'horaire de son travail.
  3. Établit un planning mensuel des rapports des chefs de divisions structurelles sur les résultats des activités économiques.
  4. Porte à la connaissance de tous les services intéressés, organismes tiers et particuliers le contenu des protocoles et des décisions prises, et veille à leur mise en œuvre.
  5. Passe une commande pour les équipements, matériaux et services nécessaires.
  6. Participe à l'examen des questions de gestion et d'organisation.
  7. Tient à jour la documentation établie.
  8. Au nom du chef d'entreprise, il prépare des revues analytiques sur les enjeux sociaux, économiques et financiers actuels dans les conditions de marché.
  9. Effectue la sélection et le traitement des informations pour le responsable.
  10. Prépare, selon la nomenclature approuvée, les projets de documentation administrative, de correspondance administrative, commerciale, technique et autre - demandes, recours, réponses aux lettres, messages, etc.
  11. Effectue des notes de protocole, surveille l'état de préparation des rapports textuels sur les événements et discours importants et significatifs lors de réunions, réunions, conférences, etc.
  12. Participe à la préparation des rapports, certificats et autres documents pour les discours du chef d'entreprise.
  13. Organise la livraison rapide et ciblée des instructions, instructions et ordres du chef d'entreprise, de la correspondance officielle et de la documentation spéciale aux chefs de service et autres interprètes.
  14. Surveille le processus d'obtention des informations établies et contrôle l'exhaustivité de la réception.
  15. Enregistre les demandes et déclarations des salariés, organise leur accueil (réunion) avec le chef d'entreprise.
  16. Aide le gestionnaire des installations à appliquer l'étiquette et le protocole appropriés lors de la réception des officiels, des visiteurs et des invités.
  17. Régule le déroulement de la journée de travail du voyage du chef d'entreprise.
  18. Accompagne le chef d'entreprise lors de ses visites, déplacements et déplacements d'affaires, en accomplissant des tâches et responsabilités permanentes, ainsi que des travaux découlant de circonstances particulières.

III. Droits

Le secrétaire du chef d'entreprise a le droit :

  1. Familiarisez-vous avec les projets de décision de la direction de l'entreprise concernant ses activités.
  2. Soumettre des propositions d'amélioration des travaux liés aux dispositions de la présente instruction pour examen par la direction.
  3. Dans le cadre de sa compétence, rendre compte au responsable de toutes les lacunes identifiées dans les activités de l'entreprise et faire des propositions pour leur élimination.
  4. Demander personnellement ou au nom du chef d'entreprise aux chefs de service et aux spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
  5. Impliquer des spécialistes de toutes les divisions structurelles dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées.
  6. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'aide dans l'exercice de ses fonctions.

IV. Une responsabilité

Le Secrétaire Exécutif est chargé de :

  1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans la mesure déterminée par la législation ukrainienne en vigueur.
  2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
  3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur sur le travail de l'Ukraine.

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