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Description du poste d'adjoint administratif. Document complet

la protection du travail / Les descriptions d'emploi

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I. Dispositions générales

1. L'adjoint administratif appartient à la catégorie professionnelle.
2. Une personne ayant une formation professionnelle (technique, économique, juridique (supérieure ; secondaire), etc.) et au moins __ ans d'expérience professionnelle administrative dans le domaine des affaires est nommée au poste d'assistant administratif.
3. L'adjoint administratif doit savoir :

• structure de gestion d'entreprise;
• politique interne et externe de l'entreprise;
• la structure et l'équipement d'un bureau moderne;
• principes de représentation dans les organes gouvernementaux, les gouvernements locaux, les organisations tierces ;
• principes et méthodes d'administration;
• normes commerciales;
• fondements de l'éthique et de l'esthétique;
• règles de communication d'entreprise;
• la procédure de systématisation, de comptabilité et de documentation utilisant les technologies de l'information modernes ;
• règlement intérieur du travail.

4. La nomination au poste d'assistant administratif et la révocation de ce poste sont prononcées par arrêté du chef d'entreprise.
5. L'assistante administrative relève directement du PDG.

Ii. Responsabilités du travail

Adjointe administrative:

1. Planifie la journée de travail du chef (réunions, appels, accueil, etc.).
2. Fournit un support technique aux activités du gestionnaire (commande de transport, de billets; organisation de réunions, négociations, etc.)
3. Effectue des voyages d'affaires à court terme sur instructions du responsable pour résoudre les problèmes identifiés par le responsable.
4. Accompagne le gestionnaire lors de réunions, de déplacements, etc.
5. Participe aux négociations, aux réunions d'affaires, aux réceptions spéciales; tient des procès-verbaux et d’autres documents documentant les progrès et les résultats des réunions et des négociations.
6. Communique avec les entreprises, les agences gouvernementales et les gouvernements locaux pour résoudre les problèmes identifiés par le gestionnaire et ne nécessitant pas la participation directe du gestionnaire.
7. Au nom du gestionnaire, coordonne les dossiers individuels avec les employés des divisions structurelles, leur communique les instructions et ordres du gestionnaire ; contrôle l’exécution des instructions et des ordres.
8. Recueille le matériel et les informations nécessaires au gestionnaire, prépare les documents analytiques, informatifs, de référence et autres et les présente au gestionnaire.
9. Effectue le travail de bureau, reçoit les envois postaux et télégraphiques adressés au gérant, en tient la comptabilité et l'enregistrement et les transmet au gérant.
10. Tient un rendez-vous avec le chef, organise l'accueil des visiteurs.
11. Reçoit, au nom du gestionnaire, des organismes de l'État et des collectivités locales, les documents et informations nécessaires au gestionnaire.
12. Exécuter les instructions ponctuelles du gestionnaire pour organiser le travail du personnel dans le sens déterminé par le gestionnaire.
13. Effectue d'autres missions du chef dans le cadre des relations officielles.

III. Droits

L'adjoint administratif a le droit de :

1. Signer et endosser les documents relevant de leur compétence.
2. Familiarisez-vous avec les documents qui définissent ses droits et obligations dans son poste, les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.
3. Demander à la direction et aux spécialistes des services de l'entreprise les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
4. Exiger du gestionnaire qu'il assure les conditions organisationnelles et techniques et prépare les documents établis nécessaires à l'exercice des fonctions officielles.

IV. Une responsabilité

L'assistante administrative est chargée de :

1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites établies par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
2. Pour les infractions commises dans le cadre de leurs activités - dans les limites établies par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
3. Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise - dans les limites établies par la législation du travail et la législation civile en vigueur en Ukraine.

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