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Description de poste pour un spécialiste des documents. Document complet

la protection du travail / Les descriptions d'emploi

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I. Dispositions générales

1. Le spécialiste de la documentation appartient à la catégorie des spécialistes.
2. Pour la position:

• un spécialiste du document est nommé par une personne ayant une formation professionnelle supérieure sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle ;
• Spécialiste des documents de catégorie II - une personne est nommée qui possède une formation professionnelle supérieure et a travaillé comme spécialiste des documents pendant au moins 3 ans ;
• spécialiste des documents de catégorie I - une personne qui possède une formation professionnelle supérieure et une expérience professionnelle dans le poste de spécialiste des documents de catégorie II pendant au moins 3 ans.

3. La nomination au poste de gestionnaire documentaire et sa révocation sont prononcées par arrêté du directeur de l'entreprise sur présentation (chef du service d'appui documentaire ; chef de bureau ; autre fonctionnaire).
4. La documentation doit savoir :

• décrets, arrêtés, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des autorités supérieures relatifs à la documentation d'appui à la gestion ;
• la procédure de planification, de conception et de technologie du travail basée sur la technologie organisationnelle et informatique pour les services de support à la documentation de gestion ;
• méthodes de recherche, d'analyse, de conception et de développement de systèmes de documentation ;
• la procédure d'enregistrement, de classement, de conservation, d'examen de la valeur des documents ;
• organisation d'archives;
• documents réglementaires et méthodologiques sur la conception et l'exploitation des systèmes automatisés de gestion de l'information ;
• méthodes de conception et de mise à jour de bases de données et banques de données;
• bases du management, ergonomie, psychologie sociale, sociologie ;
• constitution de documents ;
• expérience nationale et étrangère dans le domaine du support documentaire pour la gestion;
• fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail et de la gestion ;
• législation du travail;
• règles de l'horaire de travail interne;
• règles et règlements de la protection du travail.

5. Le gestionnaire de documents relève directement de _______.
6. En cas d'absence du gestionnaire de documents (vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée par arrêté du directeur de l'entreprise, qui acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des fonctions assignées à lui.

Ii. Responsabilités du travail

Commis aux documents:

1. Développe et met en œuvre des processus technologiques de travail avec des documents et des informations documentaires basés sur l'utilisation des technologies organisationnelles et informatiques (comptabilité, contrôle d'exécution, stockage opérationnel, ouvrage de référence).
2. Participe à la planification, à l'organisation et à l'amélioration des activités du service de documentation de gestion.
3. Surveille l'état des affaires.
4. Prépare des propositions pour assurer des conditions de travail ergonomiques et rationaliser les lieux de travail des employés du service de support documentaire.
5. Développe des systèmes de documentation unifiés et des feuilles de temps de documents à diverses fins et niveaux de gestion, des classificateurs d'informations documentaires.
6. Organise la mise en place des systèmes documentaires.
7. Prend des mesures pour rationaliser la composition des documents et des indicateurs d'information, réduire leur nombre et optimiser les flux documentaires.
8. Participe à la sélection des documents transférés pour le stockage public, à l'organisation du stockage et à l'examen de la valeur des documents.
9. Participe à la définition des tâches, à la conception, à l'exploitation et à l'amélioration (en termes de support informationnel) des systèmes d'information et de gestion automatisés, ainsi qu'au développement des dernières technologies de l'information (y compris les technologies sans papier).
10. Étudie et résume l'expérience nationale et étrangère avancée dans le domaine du support documentaire pour la gestion, élabore des documents normatifs et méthodologiques sur les questions de support documentaire.
11. Participe à la sélection, au placement et à la formation avancée du personnel du service de support documentaire.
12. Effectue les missions officielles individuelles de son superviseur immédiat.

III. Droits

Le gestionnaire de documents a le droit :

1. Prendre connaissance des projets de décision de la direction de l'entreprise relatifs à ses activités.
2. Faire des propositions d'amélioration du travail lié aux responsabilités prévues dans la présente instruction.
3. Dans le cadre de sa compétence, signaler au supérieur immédiat toutes les lacunes dans les activités de l'entreprise (unité structurelle, employés individuels) identifiées dans le processus d'exercice de leurs droits et devoirs officiels et faire des propositions pour leur élimination.
4. Demander personnellement ou au nom du supérieur immédiat aux chefs de service et autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
5. Impliquez des spécialistes de toutes les divisions structurelles (individuelles) dans la résolution des tâches qui lui sont assignées (si cela est prévu par le règlement sur les divisions structurelles, sinon, avec l'autorisation du chef de l'organisation).
6. Demande de la direction de l'entreprise, de votre supérieur immédiat, de l'assister dans l'exercice des fonctions prévues dans la présente description de poste.

IV. Une responsabilité

Le gestionnaire de documents est chargé de :

1. mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
2. infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
3. causant des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur en Ukraine.

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