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Description de poste du chef des archives. Document complet

la protection du travail / Les descriptions d'emploi

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I. Dispositions générales

1. Le responsable des archives appartient à la catégorie des gestionnaires.
2. Une personne ayant une formation professionnelle secondaire et au moins 2 ans d'expérience en matière de tenue de dossiers est nommée au poste de responsable des archives.
3. La nomination au poste de responsable des archives et sa révocation sont prononcées par arrêté du directeur de l'entreprise sur proposition de _______.
4. L'archiviste doit savoir :

• résolutions, instructions, arrêtés, autres documents directeurs et réglementaires d'organismes supérieurs et autres relatifs au travail des archives ;
• un système étatique unifié de travail de bureau;
• la procédure de traitement des documents entrant dans les archives et le système actuel de leur classement ;
• structure d'entreprise;
• règles de stockage des formulaires de déclaration stricts ;
• bases de l'organisation de la production, du travail et de la gestion;
• législation du travail;
• règles de l'horaire de travail interne;
• règles et règlements de la protection du travail.

5. Dans ses activités, le responsable des archives est guidé par :

• Règlement sur les archives de l'entreprise;
• cette description de poste.

6. L'archiviste relève directement de _______.
7. Le responsable des archives supervise les employés des archives.
8. En cas d'absence du responsable des archives (vacances, déplacement professionnel, maladie, etc.), ses devoirs et droits sont transférés à son adjoint, et en son absence - à la personne désignée par arrêté du directeur de l'organisme.

Ii. Responsabilités du travail

Archiviste:

1. Dirige l'organisation et la gestion des archives de l'entreprise.
2. Assure la réception, l'enregistrement, la systématisation, le stockage et l'utilisation des documents conformément à la procédure établie.
3. Supervise les travaux d'élaboration d'un appareil de référence scientifique facilitant la comptabilité et l'exploitation des documents d'archives, à savoir : inventaires, fiches, catalogues, index, guides, revues, informations historiques, etc., ainsi que les documents comptables pertinents (livres de réception et disposition des dossiers, listes de fonds, fiches de fonds, dossiers de fonds).
4. Fournit une assistance méthodologique dans la recherche des documents nécessaires.
5. Instruit les employés des divisions structurelles de l'organisation sur la procédure de création, de préparation et de soumission des documents aux archives.
6. Surveille la réception en temps opportun des documents complétés par le travail de bureau dans les archives.
7. Fournit des travaux sur l'examen de la valeur des documents d'archives, la constitution de documents pour le stockage permanent et temporaire.
8. Supervise les travaux d'établissement des inventaires des dossiers de transfert des documents aux archives de l'État, élaborant les actes de destruction des documents dont les délais de conservation sont expirés.
9. Surveille l'état des documents, le respect des délais de leur restauration et le respect dans les locaux d'archives des conditions nécessaires pour assurer la sécurité des documents.
10. Organise le travail de tenue des registres du flux documentaire et du nombre de dossiers, en délivrant des certificats d'archives sur la base des données disponibles dans les documents d'archives.
11. Prépare les rapports prescrits.
12. Participe à l'élaboration de règlements et d'instructions pour la tenue des dossiers et la gestion des archives.
13. Réalise des travaux de protection des informations constituant des secrets d'État, commerciaux et officiels.
14. Assure la disponibilité dans les archives du matériel nécessaire, des formulaires requis, de la papeterie, de la littérature pédagogique et méthodologique pour l'étendue des fonctions.
15. Vérifie l'exactitude de la comptabilité et du stockage des formulaires de déclaration stricte.
16. Surveille le bon fonctionnement et l'état de fonctionnement des locaux de production, la disponibilité et l'état de fonctionnement des équipements de lutte contre l'incendie.
17. Conseil en ergonomie et élaboration de recommandations sur l'organisation des lieux de travail et les conditions de travail pour diverses catégories de travailleurs.

III. Droits

L'archiviste a le droit de :

1. Soumettre des propositions visant à améliorer les activités des archives pour examen par le chef de l'entreprise et les chefs des divisions structurelles.
2. Demander personnellement ou au nom du directeur de l'entreprise aux chefs des divisions structurelles et aux spécialistes les documents et informations nécessaires.
3. Établir les responsabilités professionnelles des employés subalternes.
4. Signer et endosser les documents relevant de leur compétence.
5. Soumettre des propositions à l'examen du directeur de l'entreprise :

• sur l'imposition de sanctions matérielles et disciplinaires aux salariés qui lui sont subordonnés qui ne respectent pas ou mal remplissent leurs fonctions officielles ;
• sur l'application d'incitations pour l'exécution exemplaire des tâches de travail, le travail à long terme et impeccable des employés qui lui sont subordonnés.

6. Exiger du directeur de l'entreprise (autres dirigeants) qu'il apporte son aide dans l'exercice des devoirs et des droits prévus dans la présente description de poste.
7. Interagir avec toutes les divisions structurelles sur les questions liées au travail d'archives.

IV. Une responsabilité

L'Archiviste est chargé de :

1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur en Ukraine.
3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur en Ukraine.

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